Christiansfeld Idrætsforening
Christiansfeld Idrætsforening

 

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: CIF Senior Idræt
Data for seneste ajourføring af dokumentet: 1. oktober 2018
1.   Hvem har ansvaret for databeskyttelse i Afdelingen?
 
Kontaktoplysninger på navngivne personer. Følgende bestyrelsesmedlemmer:
Birgit Schrøder –
Gunver Mølgaard
 
2.   Hvad er formålene med behandlingen? Der skal være en beskrivelse af behandlingsformålene.
 
Formålet med behandlingerne i foreningen oplistes i overordnende kategorier.
 
Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
 
 
3.   Hvilke personoplysninger behandler vi? Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.
 
Almindelige personoplysninger:
a)   Navn
b)   Mailadresse
c)    Telefon/mobiltelf.
d)   Adresse
e)   Køn
f)    Fødselsdato
g)   Aktivitet i afdeling
 
4.   Hvem behandler vi oplysninger om? De forskellige typer af registrerede personer, hvorom der behandles personoplysninger.
 
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a)   Medlemmer
b)   Ledere
c)    Trænere
d)   Rejsedeltagere
 
5.   Hvem videregives oplysningerne til? Oplistning af eventuelle modtagere af foreningens oplysninger, samt hvilke oplysninger der videregives og i hvilke tilfælde.
 
Hvis oplysninger ikke videregives, angives dette.
 
Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri -
via Hovedforeningen
 
6.   Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen? Der bør være en angivelse af hvilke oplysninger, der skal slettes og hvornår. a)   Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer
i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 3 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
b)   Evt. oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
 
7.   Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen? Her skal så vidt muligt laves en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder en beskrivelse af måden oplysningerne registreres.
 
Alle personoplysninger opbevares i Conventus Systemet samt evt. på Gominisite – adgang til oplysningerne har de relevante ledere på egne computere med adgang i h.t. rettigheder og password
8.   Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden? Hvordan opdager, rapporterer og undersøger vi brud på persondatasikkerheden? F.eks. ved hackerangreb. Hvordan vurderer vi, hvor alvorligt bruddet er? Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
 
Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.
 
9.   Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?
 
Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:
a)   At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.
b)   At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
c)    At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.
 
Vores IT-system kan følgende:
Vi gennemgår og sletter oplysninger manuelt
 

Privatlivspolitik for CIF – Senior Afdeling – 1. oktober 2018
 
CIF Senior Afdelings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
 
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
CIF Senior Afdeling er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Birgit Schrøder - formand
Adresse: Frejasvej 13, 6070 Christiansfeld
CVR: 37968765
Telefonnr.: 61517813
Mail: bsfs@christiansfeld.tv
Website: christiansfeldif.dk
 
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1)   Medlemsoplysninger:
      Almindelige personoplysninger:
      Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, aktivitet i foreningen
 
2)   Oplysninger om ledere og trænere:
      Almindelige personoplysninger:
      Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
      bankkontonummer
 
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig.
 
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
         Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
         At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
         Behandling efter lovkrav
         Behandling med samtykke
 
Formålene:
1)   Formål med behandling af medlemsoplysninger:
         Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
         Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
         Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
         Levering af varer og ydelser du har bestilt
         Administration af din relation til os
 
2)   Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
         Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
         Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
         Opfyldelse af lovkrav
         Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
         Administration af din relation til os
 
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:                Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
         Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
         Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
         Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
         Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
         Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet     Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
         Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
         Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
         Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
 
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
 
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
         Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
         Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
         Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
         Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
 
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
•       Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
•       Retten til indsigt i egne personoplysninger
•       Retten til berigtigelse
•       Retten til sletning
•       Retten til begrænsning af behandling
•       Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
•       Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
 
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.